Embaucher un salarié Cesu ou Pajemploi à la rentrée : notre check-list pour vous guider

Que vous ayez besoin d’une nounou pour garder vos enfants, d’un assistant de vie pour accompagner un proche âgé, d’une aide-ménagère pour vous aider à entretenir votre logement… Embaucher un salarié Cesu ou une assistante maternelle peut avoir l’air compliqué, surtout si c’est la première fois. Par où commencer ? Quelles sont les étapes à respecter pour une embauche sereine ? Laissez-vous guider. 

Identifiez vos besoins pour embaucher un salarié Cesu ou Pajemploi

1️⃣ Première étape : identifiez vos besoins. Quelles tâches voulez-vous confier à la personne que vous allez employer ? Pourquoi voulez-vous faire appel à elle ? Quelles sont vos attentes ? En répondant à ces questions, vous aurez plus de chances de recruter la bonne personne.   

Une fois que vos besoins sont clarifiés, vient le moment de rencontrer le ou la future salariée : assistante maternelle, assistant parental (anciennement garde d’enfants à domicile), assistant de vie, employé familial… Quel que soit le métier concerné, prenez le temps de faire connaissance en organisant un entretien d’embauche. Le premier échange peut se faire par téléphone : c’est l’occasion de détailler vos attentes et besoins. Pour le salarié, c’est un moyen de se projeter et d’exposer ses compétences, ses motivations, ses expériences passées… Vous vous sentez en confiance ? Organisez un second entretien à votre domicile. C’est d’autant plus pertinent si la personne sera amenée à travailler chez vous : vous lui montrerez son lieu de travail et répondrez à ses éventuelles questions.  

Nos outils 🧰​​ 

Pour vous faciliter la vie, consultez nos modèles de fiches de candidatures : elles vous guideront dans la préparation de l’entretien.  

Vérifiez que tout est en règle 

Assurez-vous que la personne que vous souhaitez embaucher est en règle vis-à-vis de l’administration : demandez-lui la copie de sa pièce d’identité ou, pour les travailleurs issus d’un pays en dehors de l’Union européenne, d’un titre de séjour en cours de validité avec autorisation de travail.  

Le salarié n’a pas encore de numéro de Sécurité sociale ? Quand il aura reçu sa première fiche de paie Cesu ou Pajemploi, il devra s’inscrire auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) dont il dépend.  

Dotez-vous d’un numéro employeur sur le Cesu/Pajemploi  

Vous allez devenir employeur du salarié que vous êtes en train de recruter : vous allez donc devoir vous doter d’un numéro employeur et déclarer que vous salariez quelqu’un. En déclarant, vous bénéficiez d’avantages liés à votre statut de particulier employeur. Deux sites rattachés à l’Urssaf vous permettent de faire ces démarches :   

Le Chèque emploi service universel (Cesu), pour les salariés à domicile  

Pour les salariés à domicile (assistant de vie, accompagnateur, employé familial, jardinier, assistant informatique, professeur particulier…), créez votre compte sur le site du Cesu : vous pourrez y faire vos déclarations tous les mois.  

Dès qu’il aura reçu son 1er bulletin de salaire via le Cesu, le salarié aura accès à son numéro salarié. Avec ce numéro, il pourra créer son compte Cesu en ligne. S’il souhaite recevoir des fiches de paie au format papier, elles pourront lui être envoyées tous les 3 mois.  

Pajemploi, pour les assistantes maternelles ou assistant parentaux

Pour les assistantes maternelles et les assistants parentaux, commencez par demander le complément de libre choix du mode de garde (CMG) auprès de la caisse d’allocations familiales (CAF) ou de la mutualité sociale agricole (MSA) en fonction du régime dont vous dépendez. Une fois que votre demande est faite, votre numéro d’employeur vous sera donné automatiquement. Vous pourrez alors faire votre déclaration en créant votre compte sur Pajemploi. 

Après votre déclaration Pajemploi, votre assistante maternelle ou votre assistant parental reçoit une notification d’inscription avec un identifiant et un mot de passe qui lui permettront d’accéder à son compte en ligne et de télécharger ses bulletins de salaire.  

Bon à savoir 💡   

Le complément de libre choix du mode de garde est une aide financière qui permet de soutenir les familles dans la prise en charge des frais liés à la garde de leurs enfants.  

Rédigez un contrat de travail pour éviter les surprises 

Rédiger un contrat de travail est obligatoire sauf dans un cas : pour les salariés déclarés en Cesu, quand la durée de travail ne dépasse pas les 3 heures par semaine sur une période de référence de 4 semaines consécutives. Dans ce cas seulement, un accord oral suffit.  

Nos outils 🧰​​ 

Pour rédiger le contrat de travail, facilitez-vous la vie en vous aidant de nos modèles de documents. Un générateur de contrat d’assistante maternelle est aussi mis à votre disposition. 

Dans tous les autres cas, établir un contrat est obligatoire et vivement conseillé : ce document écrit, signé par les deux parties, permet d’éviter le plus possible les mauvaises surprises. Le contrat détaille les modalités de travail, dans le respect de la convention collective en vigueur. Une période d’essai pour le salarié Cesu ou l’assistante maternelle est prévue ? Quels sont les horaires de travail ? Les missions à effectuer ? Comment seront fixés les congés ? Un contrat a l’avantage de fixer des règles claires qui favorisent une relation de travail sereine.  

Bon à savoir 💡   

Depuis le 1er janvier 2022, la convention collective de la branche du secteur des particuliers employeurs et de l’emploi à domicile précise les droits et obligations en matière de droits sociaux attachés aux salariés : embauche et contrat de travail, durée légale du travail, rémunération… Tout y est, pour garantir une relation d’emploi sereine. 

Pensez au suivi médical de votre salarié 

En tant que particulier employeur, vous devez vous assurer que la personne que vous employez fait l’objet d’un suivi médical. Depuis janvier 2025, ce suivi est simplifié grâce à la création d’un service qui centralise les visites médicales : le Service de Prévention et de Santé au Travail National (SPSTN).  

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site du service. Vous pouvez aussi contacter le SPSTN en ligne ou par téléphone. 

A la fin du mois, remplissez la première déclaration et versez la rémunération de votre salarié 

La fin du premier mois de votre salarié arrive ? Déclarez-le sur le site du Cesu ou sur Pajemploi. Il recevra ensuite son bulletin de salaire.  

En parallèle, vous versez au salarié sa rémunération pour le travail réalisé. Vous pouvez le faire par virement, par chèque, par Cesu préfinancé ou en liquide dans la limite des 1 500 €. 

Transmettez les informations obligatoires à votre salarié 

Certaines informations sont à transmettre à votre salarié ou à l’assistante maternelle lors de son 1er mois de travail. La plupart figurent dans le contrat de travail : date d’embauche, lieu de travail, intitulé du poste… D’autres n’y figurent pas et dans certains cas, aucun contrat n’est établi : vous devez alors les envoyer au salarié par écrit.  

➡️ Vous débutez en tant que particulier employeur ? Devenez adhérent à la Fepem : pour 12 € seulement, vous bénéficierez d’un accompagnement personnalisé tout au long de la relation avec votre salarié et accédez à des ressources pour vous faciliter le quotidien (fiches pratiques sur le recrutement ou d’autres thématiques, modèles de documents…).