Embaucher un secrétaire particulier à domicile : Démarches et conseils

Déclaration d’impôts, rédaction d’un courrier, prise d’un rendez-vous médical, …. Vous pouvez vous retrouver noyé sous les formalités administratives et avoir besoin d’un coup de main. Dans ces moments-là, vous pouvez faire appel à un secrétaire particulier pour être aidé dans votre gestion administrative. Un gain de temps utile !   

Véritable secrétaire personnel, ce salarié ​​assiste, de manière ponctuelle ou régulière, le particulier qui l’emploie dans ses démarches administratives. Par exemple, il peut être amené à :   

• Gérer son agenda,   
• Prendre des rendez-vous,  
• Monter un dossier (CAF, impôts, …),   
• Prendre des notes,   
• Rédiger des courriers administratifs et des lettres,   
• Sauvegarder, archiver, classer des documents,  

Exemple : Sylvain est secrétaire particulier. ​​Il est employé par Pascal pour rédiger ses courriers.    

En plus de ces nombreuses tâches administratives, le secrétaire particulier peut s’occuper de la gestion du budget de son employeur. Par exemple, il peut élaborer et suivre le budget, comparer des devis, …   

Le métier de secrétaire particulier nécessite de solides compétences en matière d’organisation mais également de communication ainsi qu’une grande discrétion.  

Vous avez besoin d’une assistance administrative ? Vous recherchez une personne rigoureuse et organisée ?   

Il existe différentes possibilités :  

• Le bouche à oreille  
• Les annonces en ligne ou dans les commerces autour de chez vous  

• France travail 
• Une structure mandataire qui va gérer le recrutement à votre place, ainsi que tout ou partie des formalités administratives liées à l’embauche de votre salarié  
• Le site du CESU (Chèque Emploi Service Universel) qui dispose d’une section de mise en relation   

Le salaire d’un secrétaire particulier dépend d’une grille. Cette grille garantit une rémunération minimale pour le salarié. Son salaire peut en revanche être négocié et vous pouvez ensemble convenir d’un salaire supérieur à ce minimum. Le taux horaire de votre salarié doit être précisé dans le contrat de travail.   

Salaire minimum au 1^er mai 2024

Vous vivez en Alsace ou en Moselle ? Le salaire minimum net est différent.

Vous avez décidé d’embaucher un secrétaire particulier et avez trouvé le candidat idéal ? Félicitations ! 

Voici les étapes à suivre pour recruter et rémunérer votre secrétaire particulier : 

• Définir le Salaire 

Établissez le salaire de votre secrétaire particulier en fonction de ses horaires de travail et des tâches à accomplir. Vous pouvez utiliser notre simulateur de coût pour vous aider. Assurez-vous que le salaire respecte les minimums légaux. Vous pouvez prévoir un salaire supérieur au minimum avec l’accord préalable de votre salarié, en fonction des compétences et de l’expérience de votre salarié. 

• Rédiger le Contrat de Travail 

Préparez un contrat de travail. Un contrat écrit est recommandé et devient obligatoire si votre secrétaire particulier travaille plus de 3 heures par semaine sur une période de 4 semaines consécutives. Ce contrat doit notamment inclure la durée du travail, les tâches, le salaire et les conditions de travail. Signez-le et faites-le signer par votre salarié. 

• Déclarer le Secrétaire Particulier 

Une fois votre salarié embauché, vous deviendrez donc particulier employeur. Vous devrez alors déclarer votre salarié au CESU. Attention, inscrivez-vous au CESU au plus tard le premier jour de travail de votre salarié. 

Obligatoire et indispensable, la déclaration donne accès pour votre salarié à des droits à l’assurance maladie, au chômage et à retraite.   

Chaque mois, vous devrez déclarer​​​ sa durée de travail mensuelle et son salaire horaire net.​ Cela permettra ensuite, si votre service CESU+ est activé, sous réserve de l’accord préalable du salarié, de déclencher le paiement de sa rémunération par prélèvement automatique.  

En suivant ces étapes, vous deviendrez officiellement un particulier employeur. Félicitations pour cette nouvelle étape !